كيفية فرز جميع السجلات الورقية وإلقائها وتخزينها

احتفظ بالإيصالات والمستندات القانونية والفواتير تحت السيطرة باستخدام نصائح المؤسسة هذه.

بواسطةناشيا بكرتم التحديث في 14 يونيو 2021 تم اختيار ومراجعة كل منتج نعرضه بشكل مستقل بواسطة فريق التحرير لدينا. إذا قمت بإجراء عملية شراء باستخدام الروابط المضمنة ، فقد نربح عمولة. الإعلانات يحفظ أكثر صينية وردية مع المعدات واللوازم المكتبية صينية وردية مع المعدات واللوازم المكتبيةCredit: Kana Okada

يمكن للبريد والمستندات دفعها في الأدراج أو تكدسها في أكوام ، مما يؤدي إلى ازدحام مساحة العمل بسرعة وخنق الإنتاجية. في حين أنه قد يكون من الأسهل الحفاظ على ترتيب بقية منزلك ، فإننا نراهن أنك لا تكرس نفس المستوى من الاهتمام والتفكير لتنظيم الفواتير والنماذج المصورة. في حين أنه قد يكون من المغري التخلص من الأعمال الورقية بعيدًا حتى تحتاج إلى مرجع كل قطعة مرة أخرى ، فلا يجب عليك تأجيل فرز أكوام الورق لعام آخر. إليك كيفية القيام بذلك مرة واحدة وإلى الأبد ، وفقًا لخبير في التنظيم.

عشب طازج لتجفيف عشب التحويل

الموضوعات ذات الصلة: 19 فكرة لتنظيم المكتب لترتيب مساحتك





ابدأ من الباب.

قبل أن تبدأ المستندات المختلفة في السفر في جميع أنحاء منزلك ، Malaika Lubega - منظم محترف ومصمم ديكور ومالك مفاهيم Huza الرئيسية -يمكنك معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى فرزها أو رميها أو تخزينها بمجرد دخولك من باب منزلك. 'إنشاء منطقة إفلات بسيطة' تساعد في إبقاء الورق بعيدًا عن الفوضى. 'في منزلي ، أستخدم ما أسميه صندوق عسلتي' لاحتواء فوضى الورق والحفاظ عليها وتقليلها. تشير لوبيجا إلى صندوق ملفات بلاستيكي بغطاء مصنوع من تصميم (11 دولارًا ، target.com ) كمنتج ليستخدمه أي شخص نظرًا لعدم وجود فوضى إذا تم طرحه عن طريق الخطأ. وتضيف: 'أخصص يومًا واحدًا في الأسبوع لفرز هذه الحاوية ، وإخراجها ، وتمزيقها ، وإعادة تدوير أي شيء آخر لن يبقى'.

قم بإنشاء نظام فرز.

تتمثل إحدى طرق المساعدة في عملية الفرز عن طريق إنشاء نظام حفظ الملفات. لا يجب أن يكون هذا معقدًا. في الواقع ، يقول Lubega أن هذا سيساعدك في الواقع على تتبع المستندات التي تحتاج إلى اهتمام فوري مقابل المستندات التي تحتاج فقط إلى حفظها. وتوصي باستخدام منظم مكعب مناسب للميزانية ، مثل Threshold & apos؛ s Four-Cube Organizer Shelf ( 50 دولارًا ، target.com ) ، جنبًا إلى جنب مع حاويات ملفات المجلات ، مثل Project's 62 Metal Magazine Filer ( 13 دولارًا ، target.com ) ، وحاويات القماش ، مثل صناديق تخزين مكعبات العتبة ( 10 دولارات أمريكية ، target.com ) ، للحفاظ على كل شيء بالترتيب. من هنا ، قم بتسمية كل سلة مجلة بناءً على نوع العمل الورقي أو مستوى الأولوية. يفرز Lubega كل منها بهذه الملصقات: الفواتير ، والمهام المطلوب تنفيذها ، والملف. بدءًا من الفواتير ، تقول لفرزها جميعًا في ملف منفصل خاص بها لتتبع كل منها يحتاج إلى الاهتمام ، مثل فواتير الخدمات العامة. ضع أوراق 'المهام المطلوب تنفيذها' ، والتي يمكن أن تكون أي شيء من إشعارات HOA وخيارات إعادة التمويل إلى أحداث المدرسة القادمة وغيرها من المستندات التي لا تحتاج إلى إشعار فوري ، في حاوية فردية. ثم بعد قيامك بدفع أي فواتير ، أو إكمال الضرائب للعام ، أو الرغبة في إخفاء المشاريع التي لا تُنسى عن أحد أفراد العائلة ، ضع كل ذلك في سلة 'ملف'.



تخزين لفترة طويلة.

بالإضافة إلى نظام الفرز ، أضف مجلدات منفصلة لسهولة التخزين والوصول إلى أهم مستنداتك ، مثل فواتير الغاز والكهرباء والمياه ؛ الأعمال الورقية لكل من الخاص بك بطاقات الائتمان والبنوك. والملفات المتعلقة بالسكن. 'داخل المجلدات ، اطلب السجلات بترتيب زمني (الأحدث إلى المقدمة) ،' يلاحظ لوبيجا. يمكن أن يساعدك على تتبع المدة التي ظل فيها شيء ما في المجلد ، ويمكنك تفريغه من الخلف ، والمسح الضوئي ، والتقطيع بعد عام.

كيفية تلوين تطبيقات التعليمات البرمجية

احتفظ دائمًا بنسخ ورقية من أوراقك القانونية ، مثل شهادات الميلاد وجوازات السفر وسندات الملكية وبطاقات الضمان الاجتماعي ، كما تقول. يوضح لوبيجا: 'يمكن تخزينها في خزنة في أحد البنوك أو في خزنة بالمنزل'. 'إذا كانوا في المنزل ، يجب أن يتم حفظهم في خزنة مقاومة للماء ومقاومة للحريق يمكن التقاطها بسهولة وأخذها في حالة الطوارئ ، مثل الإعصار أو الفيضان أو الحريق.' نظرًا لأنه يمكن استبدال هذه المستندات بالكامل ومكلفًا ، فإنها تقترح الاستثمار في صندوق ، مثل Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( 119.98 دولارًا أمريكيًا ، lowes.com ).

كم مرة يجب أن تستبدل المناشف

تخلص من 'البريد غير الهام'.

إذا تلقيت أي 'بريد غير هام' مثل النشرات الإعلانية أو الإعلانات ، يقول لوبيجا إنه يمكن عادةً إعادة تدويرها على الفور. 'إذا كانت موجهة إلى' المقيم الحالي '، يمكن أن تذهب! ' تقول. 'ومع ذلك ، إذا كان يحتوي على اسمك وعنوانك ، فإنه يستحق التمزيق لأغراض أمنية.' عناصر أخرى لإعادة تدويرها؟ الكوبونات واحدة ، خاصة وأن الكثير منها يمكن العثور عليه عبر الإنترنت.



انطلق إلى عالم رقمي.

بعد تقديم المستندات لفترة زمنية معينة ، يمكنك رقمنتها. سترغب في الاحتفاظ بالفواتير المدفوعة ، والكشوف المصرفية ، وأوراق الرهن العقاري لمدة عام تقريبًا ، بينما سترغب في الاحتفاظ بالسجلات الطبية أو المعلومات الضريبية في متناول اليد لمدة خمس سنوات. بمجرد مرور تلك الفترة الزمنية ، يقول لوبيجا لمسحها والاحتفاظ بنسخة رقمية منها. يقول Lubega: 'العديد من كشوف الحساب الشهرية (مثل الفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وما إلى ذلك) بها خيارات غير ورقية ، مما يسمح للعملاء بالوصول إلى كشوفات الحساب ودفعها إلكترونيًا' 'وبالمثل ، فإن العديد من الأطباء' المكاتب (بما في ذلك بعض الأطباء البيطريين) لديها بوابات للمرضى من شأنها الاحتفاظ بشكل آمن بالسجلات والبيانات الطبية أيضًا. نظرًا لأنه يمكنك الوصول إلى هذه الأنواع من كشوف الحساب والإيصالات عبر الإنترنت ، فستتمكن من الحفاظ على تنظيم منزلك دون الحاجة إلى أوراق زائدة.

نصيحة محترف؟ وتوصي بتسجيل كلمات المرور في كتاب ، مثل Peter Pauper Press Personal Internet Address and Password Logbook ( 7.95 دولارات أمريكية amazon.com ) ، نظرًا لوجود العديد من المساحات لتدوين المعلومات السرية ويمكنك دائمًا الاحتفاظ بها بدلاً من الجهاز. تنصح 'في حين أن جميع الخدمات غير الورقية تقريبًا ستسمح لك بالدفع ببطاقة ائتمان ، تحقق مرة أخرى لمعرفة ما إذا كانت هناك أي رسوم مرتبطة بالدفع عن طريق الائتمان بدلاً من السحب المباشر من حسابك الجاري'. 'هذا الأخير هو دائمًا خيار مجاني'.

تعليقات

أضف تعليقكن أول من يعلق!الإعلانات